Mails sortieren, Termine vergeben, Anrufe annehmen, Daten von einem Programm ins nächste tragen: Was bei dir jeden Tag von Hand läuft, kann ein Ablauf übernehmen. Ich baue solche Abläufe für Betriebe bis 50 Mitarbeitende.
30 Minuten, kostenlos, per Kalender gebucht. Du erzählst, was dich Zeit kostet.
Nach der Übergabe ist Betreuung kein Muss: Ob und in welchem Umfang ich die Lösung weiter betreue, entscheidest du.
Aufträge, Rückfragen, Rechnungen und Werbung landen im selben Postfach. Bis alles sortiert und beantwortet ist, fehlt die Zeit für die eigentliche Arbeit.
Das Telefon klingelt, während du beim Kunden bist. Bis du zurückrufst, hat der Anrufer vielleicht schon woanders angerufen.
Mehrere Mails, bis ein Termin steht. Und danach trägt ihn noch jemand von Hand in den Kalender ein.
Das sind keine KI-Probleme, das sind Arbeitsprobleme. KI ist eines der Werkzeuge dafür.
Ein KI-Assistent ist ein Programm, das eingehende Mails, Anrufe und Terminanfragen annimmt, einordnet und für dich vorbereitet. Was er tun darf, legst du vorher als Regel fest.
Er ordnet ein, worum es geht, und legt eine Notiz, einen Antwortentwurf oder einen Terminvorschlag an.
Du gibst frei, änderst oder übernimmst selbst. Was unter keine Regel fällt, landet direkt bei dir.
Die Antwort geht raus, der Termin steht im Kalender, die Notiz liegt in dem Programm, in dem du arbeitest.
Der Assistent nimmt dir das Vorbereiten ab. Die Entscheidung bleibt bei dir.
Alle drei arbeiten nach demselben Muster. Du kannst sie einzeln oder zusammen einrichten.
Liest eingehende Mails und ordnet sie ein: Auftrag, Rückfrage, Rechnung oder Werbung. Für Standardfälle schreibt er einen Antwortentwurf. Du gibst ihn frei, bevor er rausgeht.
Erkennt Terminwünsche, prüft freie Zeiten im Kalender und schlägt Termine vor. Selbst eintragen darf er nur die Terminarten, die du vorher festgelegt hast.
Nimmt Anrufe an, wenn gerade niemand rangehen kann. Er sagt zu Beginn, dass eine KI spricht, nimmt Name, Rückrufnummer und Anliegen auf und gibt Dringendes an einen Menschen weiter.
Angebunden wird an die Programme, die du schon nutzt, also Kalender, Postfach oder Branchenprogramm, soweit sie eine Schnittstelle anbieten. Eine Schnittstelle ist der Zugang, über den zwei Programme Daten austauschen.
Im Erstgespräch schauen wir, wo bei dir am meisten liegen bleibt: im Postfach, am Telefon oder im Kalender.
Am Anfang würde ich einen Assistenten keine Mail selbst abschicken lassen. Ein Entwurf, den du nur noch freigibst, nimmt dir das Schreiben ab, und du siehst dabei, wo er danebenliegt.
Hinter jedem Assistenten stecken diese vier Leistungen, und es gibt sie auch einzeln. Prozessautomatisierung heißt: Ein Ablauf, den heute jemand von Hand erledigt, läuft von selbst.
Anfragen, Rechnungen, Datenpflege, Berichte: Eine Automatisierung verbindet die Tools, die du schon nutzt, und erledigt das Wiederkehrende. Dein Team kümmert sich um das, wofür es Menschen braucht.
Maßgeschneiderte KI-Anwendungen für die Aufgaben, bei denen Software von der Stange nicht weiterhilft — von der Auswertung deiner Zahlen bis zur Anwendung, die selbstständig arbeitet.
KI-Agenten, die eine Aufgabe über mehrere Schritte selbst erledigen — in den Grenzen, die du vorgibst.
Ich verbinde deine Programme miteinander, damit überall derselbe Stand gilt — ohne dass jemand Daten von Hand überträgt.
Ich schaue mir deine Abläufe an, teste passende KI-Tools mit deinen echten Daten und sage dir, was sich lohnt und was nicht.
Bilder mit KI für Marketing, E-Commerce und deinen Markenauftritt — in Serie, im gleichen Stil und ohne Fototermin.
Ich baue Marketing-Systeme mit KI: Abläufe für Inhalte, Weiterleitung von Anfragen, CRM-Automatisierung und Auswertungen, die zeigen, was gewirkt hat.
30 Minuten, kostenlos, per Kalender gebucht. Du erzählst, welcher Ablauf dich Zeit kostet.
Wir schauen gemeinsam, welcher Ablauf sich zuerst lohnt und was dafür nötig ist.
In Tagen statt Monaten steht eine erste Fassung, die du ausprobieren kannst.
Die Lösung läuft im echten Betrieb mit deinem Team. Was hakt, wird nachgeschärft.
Dokumentiert, überwacht und auf Wunsch weiterentwickelt. Du bleibst damit nicht allein.
Im Erstgespräch klären wir, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.
Und wenn sich eine Automatisierung nicht lohnt, sage ich das auch.
Attila Arndt
Triple A Digital, Köln
Über mich →
Nicht jeder Ablauf lohnt sich. Das sage ich dir lieber im Erstgespräch als nach dem Prototyp.
Wenn etwas nur ein paarmal im Monat anfällt, kostet das Einrichten mehr Zeit, als der Assistent dir später abnimmt.
Wenn jede Anfrage eine eigene Abwägung braucht, kann ein Assistent sie nur notieren und weitergeben. Dafür reicht vielleicht ein einfacheres Werkzeug.
Manches deckt ein fertiges Programm ab, beim Telefon zum Beispiel ein kostenloser Basistarif. Dann sage ich dir das, statt es nachzubauen.
Ein Assistent kennt deinen Betrieb nicht von allein. Im Pilot braucht es jemanden, der den Ablauf kennt und sagt, wo er danebenliegt.
Frag mich im Erstgespräch ruhig auch, wo dir KI nicht helfen würde.
Ein Programm, das eingehende Mails, Anrufe oder Terminanfragen annimmt, einordnet und für dich vorbereitet: einen Antwortentwurf, eine Notiz oder einen Terminvorschlag. Was er selbst erledigen darf, legst du vorher als Regel fest.
Deshalb fängt es mit Entwürfen an: Bei Mails gibst du jede Antwort frei, bevor sie rausgeht. Was unter keine Regel fällt, geht an einen Menschen. Im Pilot siehst du, wo er danebenliegt, und es wird nachgeschärft.
Nein. Der Assistent arbeitet mit den Programmen, die du schon nutzt, über deren Schnittstellen, wo sie eine anbieten. An deinen Programmen selbst ändert sich nichts.
In aller Regel ja, das verlangt Artikel 50 der KI-Verordnung. Deshalb sagt der Telefon-Assistent das gleich zu Beginn. Ob ein Gespräch mitgeschrieben oder aufgezeichnet werden darf, ist eine eigene Frage, die vor dem Start geklärt wird. Rechtsberatung ist das nicht.
Eine Ansprechperson, die den Ablauf kennt, und Zugang zu den beteiligten Programmen.
Nein. Ob und in welchem Umfang ich die Lösung nach der Übergabe betreue, entscheidest du.
Wenn ein Ablauf selten vorkommt, keine festen Regeln hat oder ein fertiges Programm ihn schon abdeckt, rate ich dir ab. Dasselbe gilt, wenn im Pilot niemand Zeit hat, mitzuprüfen.
Das hängt davon ab, was gebaut werden soll. Das klären wir im kostenlosen Erstgespräch.
Einen ersten funktionierenden Prototyp gibt es in Tagen, nicht in Monaten.
Eine halbe Stunde, kostenlos, per Kalender gebucht. Du erzählst, welcher Ablauf dich heute Zeit kostet; wir schauen gemeinsam, welcher sich zuerst lohnt — und ob ich der Richtige dafür bin.
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Attila Arndt · Triple A Digital, Köln
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